Hoy en día, más que nunca, el Departamento de Planificación y Control de Producción (PCP) de una industria gráfica, está más direccionado a un alcance de “Logística General,” que adecuadamente tiene el propósito de efectuar una sucesión de programaciones y control ulterior de ejecución de trabajos, los cuales están destinados a su cumplimiento a través de los departamentos productivos con el fin de observar los plazos junto a los clientes.
Las atribuciones y responsabilidades de PCP van mucho más allá, incluyendo principalmente las interacciones de los flujos e intercambios de información de los otros departamentos de la compañía, que proporcionan soportes directos o indirectos a la Producción, tales como: Compras, Existencia, Expedición, RRHH, Mantenimiento, Costos, Presupuestos, Calidad, Ventas, Proveedores y actuando muchas veces de forma directa con los Clientes.
La vieja figura de PCP ya no corresponde más a estructuras y necesidades de las compañías, como un sector administrativo, cuyas funciones eran burocráticas que se realizaban solamente en horario comercial. Haciendo alusión al cuerpo humano, se puede decir que Producción es el corazón de la compañía, PCP debe ser el cerebro, trabajando ambos en consonancia y perfectamente sincronizados, llevando a cabo el cumplimiento de objetivos, producción por su vez producción tiene el papel de mantener la efectiva ejecución, fluidez de los servicios en todas las fases productivas.
Deseamos destacar este hecho, ya que es una realidad el preocuparse mas en otorgar recursos, equipos y mano de obra calificada a las áreas productivas, en cuanto subestimamos la autonomía de actuación y necesidades de iguales recursos para áreas pensantes y organizacionales como PCP y/o áreas de ingeniería de productos o especificaciones, que en el segmento gráfico quedan casi totalmente ubicadas en los departamentos de presupuestos.
Además de evitar estos primeros, corrientes y fatales errores que describimos, se hacen necesarios algunos otros cuidados con las rutinas y conductas del Departamento de PCP moderno, como las que describiremos más adelante, nombrándolas como “Buenas Prácticas de PCP del Área Gráfica” las cuales son:
– Planificar, predecir y mantener necesidades futuras de capacidad de producción por el historial de demandas o servicios ya cerrados en cartera de clientes.
– Niveles apropiados de existencias de materias primas e insumos de productos proyectados.
– Agilidad en la Adquisición (Compras) de las materias primas/insumos que no forman parte del giro de las existencias.
– Eficiencia y eficacia en la programación de las actividades de producción.
– Optimización máxima de los recursos productivos en función de las características de los productos.
– No programar o liberar para producción Ordenes de Servicio con falta o ambigüedad de información o con falta de materias primas/insumos para su producción.
– Tener conocimiento inmediato de las situaciones e incidencias, tanto de los recursos productivos como aquellos relativos al producto en proceso, principalmente sobre incidencias que pueden impactar el plan y comprometer los objetivos.
– Ser capaz de reaccionar de forma rápida y eficaz, reprogramando actividades que salgan del plan.
– Prometer los menores plazos posibles a los clientes, siempre y cuando su alcance sea factible sin el comprometimiento extra de recursos y mano de obra que no sean costeados.
– Brindar y demandar información desde otros sectores, a través de seguimientos constantes de pendientes o información que puedan impactar a los plazos y objetivos estipulados.
– Comunicar inmediatamente al cliente en caso de que se presente alguna situación extraordinaria o falta de recursos posibles lo cuales impidan el cumplimiento de los plazos informados.
NOTA: Esta situación deberá ocurrir solamente cuando todos los ámbitos y posibilidades se agoten junto a los recursos y la Alta Dirección de la Compañía, debiendo el cliente dese ya recibir junto a esta notificación la información detallada del problema, así como de la nueva fecha factible de entrega, correspondiendo la opción de aceptar la negociación o bien hasta declinar la producción del producto en la etapa en que se encuentre.
