Hoje, mais do que nunca, o Departamento de Planejamento e Controle de Produção (PCP) de uma indústria gráfica está mais voltado a um escopo de “Logística Geral” do que propriamente apenas para efetuar um sequenciamento de programação e posterior controle de execução de trabalhos destinados para os departamentos produtivos cumprirem, a fim de atender prazos junto aos clientes.
As atribuições e responsabilidades do PCP vão muito além, englobando principalmente as perfeitas interações dos fluxos e trocas de informações dos demais departamentos da empresa que dão suportes diretos ou indiretos a Produção, tais como: Compras, Estoque, Expedição, RH, Manutenção, Custos, Orçamentos, Qualidade, Vendas, Fornecedores e muitas vezes atuando principalmente de forma direta junto aos Clientes.
Não cabem mais nas estruturas e necessidades das empresas, tanto quanto aos seus clientes, a antiga figura do PCP como mais um setor Administrativo como aqueles que têm funções burocráticas e que só funcionam em horário comercial.
Fazendo uma alusão ao corpo humano, podemos dizer que, se a Produção é o coração da empresa, o PCP deve necessariamente ser o cérebro e, para a perfeita saúde da empresa, ambos devem trabalhar em sintonia e perfeitamente sincronizados, com o PCP pensando e provendo condições para a produção e o cumprimento dos objetivos, enquanto a produção se ocupa em manter a boa execução, fluência e circulação dos serviços entre todas as fases produtivas.
Fazemos questão de frisar isto, pois não obstante da realidade, normalmente nos preocupamos mais em dotar somente as áreas produtivas de recursos de equipamentos e de mão de obra qualificada e treinada, enquanto subestimamos a necessidade de iguais recursos e autonomia de atuação para áreas pensantes e organizacionais como a do PCP e/ou áreas de engenharia de produtos ou especificações, que no segmento gráfico ficam quase que totalmente locadas nos departamentos de orçamentos.
Além de evitar estes primeiros, corriqueiros e mortais erros que descrevemos acima, devemos ter alguns outros cuidados com as rotinas e condutas do Departamento de PCP moderno, como as que vamos descrever a seguir nomeando-as como “Boas Práticas de PCP da Área Gráfica”, são elas:
– Planejar, prever e manter necessidades futuras de capacidade de produção por histórico de demandas ou serviços já fechados em carteira de clientes;
– Níveis apropriados de estoque de matérias primas e insumos para os produtos projetados;
– Agilidade na Aquisição (Compras) das matérias primas/insumos que não fazem parte do giro de estoque;
– Eficiência e eficácia na programação das atividades de produção;
– Otimização máxima dos recursos produtivos em função das características dos produtos;
– Não programar ou liberar para produção Ordens de Serviços com falta ou dubiedade de informações ou com falta de matérias primas/insumos para sua produção;
– Ter conhecimento imediato das situações e ocorrências tanto dos recursos produtivos quanto aos relacionados ao produto em processo, principalmente sobre as ocorrências que podem impactar o plano e comprometer os objetivos;
– Ser capaz de reagir de forma eficaz e rapidamente, reprogramando atividades que estejam saindo do plano;
– Prometer os menores prazos possíveis aos clientes, desde que sejam factíveis de alcançá-los sem o comprometimento extra de recursos e mão de obra que não estejam custeados;
– Prover e cobrar informações de outros setores acompanhando através de follow-ups constantes as pendências ou informações que possam impactar os prazos e objetivos pactuados;
– Comunicar imediatamente ao cliente quando houver alguma situação extraordinária e sem recursos possíveis que impedirá o cumprimento dos prazos informados.
NOTA: Esta situação somente deverá ocorrer quando todas as esferas e possibilidades forem esgotadas junto aos recursos e a Alta Direção da Empresa, devendo o cliente já receber junto a esta notificação a informação detalhada do problema, bem como da nova data factível de entrega, cabendo-lhe a opção de aceitar a negociação ou até declinar da produção do produto no estágio em que estiver.
