Para uma organização funcionar de maneira eficiente e eficaz ela tem que determinar e gerenciar diversas atividades interligadas com o objetivo de garantir um bom desempenho de seus processos produtivos em sua qualidade, custos, rapidez, confiabilidade, flexibilidade e rentabilidade.
A análise dos processos é indispensável para identificar como estão organizadas as pessoas e os demais recursos nestes processos, estabelecer a interação entre eles aperfeiçoando significativamente a qualidade do que é oferecido, eliminando retrabalho entre as áreas e identificando erros de procedimentos para a obtenção de melhorias que garantam uma abordagem objetiva e prática dos serviços prestados.
Os indicadores são essenciais ao planejamento e controle dos processos organizacionais, pois constituem a base do planejamento. Estabelecem medidas verificadoras do cumprimento de metas e objetivos e sinalizam o rumo que a organização está seguindo. Assim, facilita a ação da gerência proporcionando melhor respaldo na tomada de decisão.
Os indicadores devem estar sempre associados às áreas do negócio cujo desempenho causa maior impacto no sucesso da organização. Desta forma, eles dão suporte à análise crítica destes resultados bem como à tomada de decisão e ao replanejamento.
Os indicadores auxiliam a organização a traduzir sua estratégia em objetivos operacionais mensuráveis, que direcionam seu desempenho. Apesar de ser indispensável ao contexto atual, a maior parte da indústria gráfica não os utiliza. Para as 96% de micro e pequenas empresas gráficas, esta é uma poderosa ferramenta de gestão e controle, pois quanto menor a estrutura da empresa mais facilmente esta pode ser controlada e avaliada por indicadores. Abaixo temos alguns exemplos de como utilizá-los:
Os indicadores podem ser usados para AVALIAR a condição atual da organização por meio de um diagnóstico comparando seus dados com os de outras empresas (benchmarking). Neste caso, poderão apoiar a formulação de planos estratégicos e ações de melhorias.
Exemplo de indicadores para avaliação da condição atual do negócio
Clientes: preço, qualidade, confiabilidade no prazo, inovação de produtos;
Colaboradores: Clima organizacional, saúde e segurança no trabalho em conformidade com as Normas vigentes, salários, crescimento pessoal e profissional, inclusão social;
Acionistas: dividendos e valorização do valor do patrimônio;
Fornecedores: parceria, volume de compras, preço de compra;
Sociedade: Legalidade, preservação do meio ambiente;
Os indicadores podem ser utilizados para CONTROLAR processos que estão em execução comparando-se com os padrões de referência adotados – valores médios, limites superior e inferior.
Como por exemplo:
• Controlar o processo em relação às condições abaixo;
• Padrão de cores;
• Especificação do cliente;
• Padrões de processo;
• Normas técnicas;
• Procedimentos.
Os indicadores poderão ser utilizados para MELHORAR, pois permitem monitorar o progresso em relação às metas estabelecidas.
Os principais tipos de indicadores são:
• Indicadores de capacitação;
• Indicadores de desempenho;
• Indicadores de qualidade;
• Indicadores de produtividade;
Os Indicadores de capacitação indicam a qualificação de uma equipe ou da empresa.
Exemplo: porcentagem de funcionários com formação de nível superior em relação ao total.
Os indicadores de desempenho Indicam o resultado atingido para aspectos de um determinado processo ou produto.
Exemplo: índice de retrabalho, custo de energia ou água…
Os indicadores de qualidade indicam o desempenho relativo aos requisitos da qualidade.
Exemplo: porcentagem de clientes que reclamaram da qualidade do produto entregue.
Os Indicadores de produtividade são aqueles relativos à medida da capacidade produtiva
Exemplo: Taxa de utilização Global x Produção real dos equipamentos.
Os indicadores deverão ser relevantes, ou seja, medir realmente o que é importante para o processo, ser simples tanto no que diz respeito à coleta dos dados como no seu entendimento, abrangente medindo dados significativos do processo, comparáveis, facilitando sua comparação com dados históricos e com outras empresas e baratos para que os benefícios da medição sejam superiores ao seu custo.
A utilização de indicadores na gestão das empresas exige ainda que seja definida qual a avaliação que se deseja fazer com o uso do indicador, controles e melhorias pretendidas. Além, disso é necessário que se faça a escolha do indicador, método e forma de coleta de dados e forma de cálculo.
Um dos indicadores mais importantes é a taxa de satisfação dos clientes. Os indicadores das etapas dos processos críticos também devem ser utilizados para que as ações possam ser preventivas, com menos esforço e sem expor a empresa à situações difíceis.
Segue abaixo um modelo de matriz de indicador com levantamentos considerados essenciais para as gráficas.
