Para una organización funcionar de manera eficiente, debe determinar y gestionar diversas actividades interconectadas con el objetivo de asegurar un buen rendimiento de sus procesos productivos en su calidad, costos, rapidez, fiabilidad, flexibilidad y rentabilidad.
El análisis de los procesos es imprescindible para identificar cómo se organizan las personas y los otros recursos en estos procesos, y para establecer la interacción entre ellos perfeccionando significativamente la calidad de lo ofertado, al eliminar reproceso entre las áreas y al identificar errores de procedimientos con objetivos de la obtención de mejoras que aseguren un abordaje objetivo y práctico de los servicios proporcionados.
Los indicadores son esenciales para la planificación y el control de los procesos organizacionales, pues constituyen la base de la planificación. Fijan medidas verificadoras del cumplimiento de metas y objetivos e indican el camino que sigue la organización. Así, se simplifica la acción de la gerencia proporcionando mejor respaldo en la toma de decisión.
Los indicadores deben ser siempre asociados a las áreas del negocio cuyo desarrollo origina mayor impacto en el éxito de la organización. Así, proporcionan soporte al análisis crítico de estos resultados, así como a la toma de decisión y al replanteamiento.
Los indicadores ayudan a la organización a traducir su estrategia en objetivos operativos apreciables, que dirigen su rendimiento. Aunque sean imprescindibles al contexto actual, la mayor parte de la industria gráfica no utiliza dichos indicadores. Para el 96% de micro y pequeñas empresas gráficas, esta es una poderosa herramienta de gestión y control, pues cuanto más pequeña es la estructura de la compañía, más fácilmente se puede controlar y evaluar por indicadores. Adelante se encuentran algunos ejemplos de cómo utilizarlos:
Se pueden utilizar los indicadores para EVALUAR la condición actual de la organización por medio de un diagnóstico comparando sus datos con los de otras compañías (benchmarking). En este supuesto, podrán apoyar la formulación de planes estratégicos y acciones de mejoras.
Ejemplo de indicadores para evaluación de la condición actual del negocio
Clientes: precio, calidad, fiabilidad en el plazo, innovación de productos
Colaboradores: Clima organizacional, salud y seguridad laboral de conformidad con las Normas vigentes, salarios, crecimiento personal y profesional, inclusión social
Accionistas: dividendos y valoración del valor del patrimonio
Proveedores: alianza, volumen de compras, precio de compra
Sociedad: Legalidad, preservación del medio ambiente
Se pueden utilizar los indicadores para CONTROLAR procesos que se encuentran en curso comparándose con los estándares de referencia adoptados – valores promedio, límites superior e inferior.
Ejemplo:
- Controlar el proceso en relación con las condiciones adelante
- Estándar de colores
- Especificación del cliente
- Estándares de proceso
- Normas técnicas
- Procedimientos
Se podrán utilizar los indicadores para MEJORAR, pues permiten monitorear el progreso en relación con las metas fijadas.
Los principales tipos de indicadores son:
- Indicadores de capacitación;
- Indicadores de rendimiento;
- Indicadores de calidad;
- Indicadores de productividad.
Los Indicadores de capacitación indican la calificación de un equipo o de la compañía.
Ejemplo: porcentaje de funcionarios con nivel de educación superior en relación con el total.
Los indicadores de rendimiento Indican el resultado alcanzado para aspectos de un cierto proceso o producto.
Ejemplo: índice de reproceso, costo de energía o agua…
Los indicadores de calidad indican el rendimiento relativo a los requisitos de calidad.
Ejemplo: porcentaje de clientes que reclaman de la calidad del producto entregado.
Los Indicadores de productividad son aquellos relativos a la medida de capacidad productiva
Ejemplo: Tasa de utilización Global x Producción real de los equipos.
Los indicadores deben ser relevantes, es decir, medir realmente qué es importante para el proceso, ser sencillo tanto en relación con la recopilación de los datos como en relación con su comprensión, abarcador al medir datos significativos del proceso, comparables, simplificando su comparación con datos históricos y con otras empresas, y baratos para que los beneficios de la medición sean superiores a su costo.
La utilización de indicadores en la gestión de las empresas exige, aún, que se defina cuál es la evaluación que se desea realizar con el uso del indicador, controles y mejoras pretendidas. Además, se hace necesaria la elección del indicador, el método y la forma de recopilación de datos y forma de cálculo.
Uno de los indicadores más importantes es la tasa de satisfacción de los clientes. Los indicadores de las etapas de los procesos críticos también deben ser utilizados para que se puedan prevenir las acciones, con menos esfuerzo y sin exponer la compañía a situaciones difíciles.
Adelante hay un modelo de matriz de indicador con datos considerados esenciales a las gráficas.
